内容証明とは?内容証明が必要な場面と効力|内容証明の書き方と出し方を解説

内容証明

法的なトラブルに直面したとき、いつ、どのような主張を伝えたのかが問題になることがあります。

そこで誰でも簡単に利用できるのが「内容証明」です。

内容証明とはどのようなものなのでしょうか?

どのような効果があるものなのか、利用方法や作成方法、料金などについて紹介します。

内容証明とは?内容証明の3つの作成方法

内容証明とは、日本郵便株式会社が提供している郵便サービスのひとつです。

いつ、どんな内容の文書が、誰から誰あてに差し出されたのかを日本郵便が証明するもので、文書のやり取りを法的に証明することが可能となります。

受取人に送付するもの1通に加えて、差出人保管用・郵便局保管用として謄本2通を用意して差し出すことで、受取人・差出人・日本郵便がそれぞれ文書の内容を確認できる仕組みです。

作成する文書は、手書き・パソコン入力のいずれでも可能で、郵便局の窓口で差し出すほか、インターネットを利用した電子内容証明サービス(e内容証明)でも差し出すことができます。

どんなときに送るの?内容証明が必要となる場面

内容証明はどのような場面で活用できるのでしょうか?

未払い金の催促

商品代金や賃貸物件の賃料などが未払いとなっている場合は、内容証明を利用することで、いつ、どのような内容で、いくらの請求をしたのかが明確になります。

強い姿勢を持っていることも示せるので、内容証明がよく活用される使い方だといえます。

契約の解除通知

契約の解除を通知する際にも内容証明が役立ちます。

とくに、クーリング・オフのように通知した日が契約解除の効力に影響するようなケースでは、内容証明によって通知するのが基本です。

損害賠償や慰謝料等の請求

損害賠償や慰謝料請求などのようにトラブルの相手に対して金銭支払いを請求するケースでは、口頭や普通の手紙などでは無視されてしまうおそれがあります。

内容証明は配達員が直接手渡しで配達し、受け取りのサインももらう仕組みなので、受け取った相手が「通知を受けていない」と反論してくる事態を回避できます。

紛争中の相手の主張に文書で反論

なんらかのトラブルで紛争状態になっており、相手から要求を受けている、または相手が要求に応じないといった姿勢を見せている場合も内容証明が有効です。

内容証明はどんな内容の文書が送付されたのかを証明するものなので、こちら側が反論した内容を客観的に証明する効力をもっています。

無視できない?内容証明の効力

内容証明は、上手く活用すれば法的トラブルを有利な方向で解決する手助けをしてくれます。

内容証明の効力を確認しておきましょう。

法的手段における証拠になる

いつ、誰が誰に対してどのような内容を伝えたのかを証明できるので、法的手段=裁判において証拠としての効力をもちます。

時効中断事由のステップになる

貸付金や売掛金は一定期間を経過すれば時効によって消滅しますが、内容証明で催告することにより時効が6か月間延長されます。この間に裁判上の請求等を行うことや債務者が債務を承認することで時効がリセットされます。

なお、従来は時効の「中断」と呼ばれていましたが、令和2年4月に施行された改正民法では「更新」に変更されました。

確定日付の取得による効力が得られる

弁済の期日が指定されていない契約を交わしていた場合でも、内容証明を送付することで確定日付の取得が可能です。

不良債権を損切りすることができる

法人の場合、債権を所有しているとたとえそれが不良債権であったとしても法人税が高くなってしまいます。

内容証明によって契約解除を証明すれば、損切りによる節税が可能です。

債権回収の用途として利用できる

債権者・債務者がお互いに債権を所有している場合の相殺や、自己が所有する債権を第三者に譲渡する場合でも、内容証明によってその効果が認められます。

内容証明の書き方と記載項目について解説

内容証明を利用するには、定められた方法で文書を作成しなくてはなりません。

内容証明の書き方と記載項目を確認していきましょう。

内容証明の書き方

内容証明を作成する際は、次の点を守りましょう。

文字数の注意点

使用する用紙に制限はありませんが、文字数・行数の制限があります。

区別 文字数・行数の制限
縦書き 1行20字以内・1枚26行以内
横書き 1行20字以内・1枚26行以内
1行13字以内・1枚40行以内
1行26字以内・1枚20行以内

引用元:内容証明 ご利用の条件等|郵便局

使用できる文字の注意点

内容証明で使用できるのは、ひらがな・カタカナ・漢字・数字のみです。

英字が認められるのは氏名・会社名などの固有名詞に限られます。

つまり、日本語による文書のみが証明の対象です。

また、「」『』()といった括弧は1組を1文字として計算します。

囲み文字は枠を1文字とする、(1)のように文中の見出しとして使用する場合は1文字とするなど文字数の計算が特殊なので注意しましょう。

訂正する時の注意点

本文中の記載を訂正する場合は、必ず二重線で削除したうえで、欄外に「◯字削除、◯字挿入」と記載して差出人の判子を押印します。

修正ペンなどによる修正は認められません。

削除・加筆挿入する場合も同様です。

作成例(縦書きの場合)

引用元:内容証明 ご利用の条件等|郵便局

封筒の注意点

封筒はどのようなものを使用しても問題ありません。

通常の郵便物と同じで、サイズ・重量に従って料金が変わるだけです。

表面に受取人の郵便番号・住所・名前を、裏面に差出人の郵便番号・住所・名前を記載するという点も変わりません。

ただし、郵便局での確認が必要なので、封筒に封をしないように気をつけておきましょう。

内容証明の記載項目

内容証明として送付する文書の記載項目について確認していきましょう。

差出人と受取人の住所

文章の末尾余白部分に、差出人・受取人の住所と名前を記載しなくてはなりません。

文書のタイトル

文書のタイトルについてはとくに決まりはありませんが、どのような内容を通知するのかを明確にするために簡単にタイトルを設定したほうがよいでしょう。

難しい場合は「通知書」でも構いません。

時候のあいさつ

親しい間柄やビジネス上の文書では時候のあいさつを添えるのが一般的ですが、内容証明では不要です。

ただし、あいさつを記載してはいけないというわけではありません。

差出人が2人以上のとき

2人以上の名義で差し出す場合は、差出人の住所・名前の欄に全員分を記載します。

ただし、差出人用の謄本は1通で足ります。

受取人が2人以上のとき

複数の受取人に送付する場合は、本文中に受取人全員の住所・名前を記載します。

差し出しの際は、受取人が増えた分だけ同じ文書を用意しなくてはなりません。

なお、複数人に送付していることを受取人に知られたくない場合は「不完全同文」を指定することで同一内容の文書を複数人あてに送付できます。

代理人が出すとき

内容証明の差し出しは、必ずしも差出人本人が手続きをする必要はありません。

代理人が郵便局の窓口で提出することも可能です。

ただし、代理人の名義で通知する場合は、本文に「誰の代理人なのか」を明記する必要があります。

内容証明の2つの出し方とそれぞれの料金

内容証明の差し出し方法は、郵便局の窓口で差し出す方法と、インターネットを利用した方法の2つです。

郵便の場合

郵便局の窓口で差し出す手順は次のとおりです。

  • ①同一内容の文書を3部作成する。
  • ②3部とも末尾余白に差出人の住所・名前、受取人の住所・名前を記載する。
  • ③本文が2ページ以上になるときは、ホッチキスでとめて、つづり目に契印を押す。
  • ④封筒の表面に受取人の郵便番号・住所・名前、裏面に差出人の住所・名前を記載する。
  • ⑤郵便局に持参して発送する。
  • ⑥証明済の謄本を持ち帰って保管する。

郵便局から郵送する場合の料金

内容証明の料金は、文書の枚数と郵便物の重量によって変わります。

内容証明の加算料金は次のとおりです。

1枚 2枚 3枚 4枚 5枚
料金 440円 700円 960円 1,220円 1,480円

さらに、定形・定形外の郵便料金+一般書留の料金が加算されます。

たとえば、文書が1枚の内容証明を25g以内の定形郵便物として差し出した場合の料金は、合計で959円です。

・内容証明の加算料金440円
・郵便物の料金84円
・一般書留の加算料金435円
合計959円

配達証明とは

内容証明は一般書留のひとつなので、配達した事実を証明する「配達証明」の利用が可能です。

配達証明を利用すれば、配達が完了すると差出人あてに「◯月◯日に配達したことを証明する」というはがきが届きます。

320円の料金が加算されますが、受取人が通知を受け取った日の証拠となるので必ず利用しましょう。

電子内容証明郵便(e内容証明)の場合

インターネットを利用した「電子内容証明」なら、郵便局の窓口に出向くことなく、24時間いつでも内容証明を発送できます。

e(電子)内容証明郵便の料金

電子内容証明は、郵便局の窓口で差し出す場合よりも安い料金が設定されています。

利用料金表

引用元:e内容証明(電子内容証明)|郵便局

たとえば、文書が3枚にわたったときの料金は、郵便局の窓口で差し出すと1,479円ですが、電子内容証明を利用すれば1,220円となり、259円も安くなります。

弁護士に依頼する3つのメリット

内容証明は誰でも利用できる郵便サービスのひとつですが、さらに効果的に活用したいと考えるなら弁護士への依頼をおすすめします。

法律的に正しい文書作成と手続きを行うことができる。

内容証明は、法的な手続きを進めるにあたって重要な効力をもっています。

時効の更新や契約の解除などの法的手続きを確実に履行するには充足した内容の文書を作成する必要があるので、弁護士への依頼がおすすめです。

弁護士から送れば強いプレッシャーを与えられる

内容証明を代理人として弁護士名義で作成することで、受取人に対して強いプレッシャーを与えることができます。

債権回収などのように、こちら側の強い姿勢を示すには弁護士名義での作成がとくに有効です。

相手が応じない場合や訴訟になった時に交渉ができる

内容証明の送付を含めて弁護士にトラブル解決を一任すれば、相手が要求に応じない場合や訴訟に発展してしまった場合のサポートも期待できます。

弁護士による交渉を進めることで、面倒な訴訟を経ることなく解決できる可能性もあるでしょう。

内容証明を弁護士と司法書士に依頼した場合の違いとは

内容証明の作成を依頼できる専門家は弁護士だけではありません。

司法書士も代理人として司法書士名で内容証明を作成できますが法務大臣の認定を受けた認定司法書士に限られます。

また、認定司法書士がその後のトラブル解決について代理人として訴訟を進めることができるのは、簡易裁判所が管轄する140万円以下の民事事件に限られ、地方裁判所等への控訴審に移行した場合は代理人となることができません。

このような事情を考えれば、内容証明を送付しても相手が素直に応じず訴訟に発展する可能性が高い場合は、法的なトラブルを総合的にサポートできる弁護士に依頼したほうが賢明です。

内容証明を弁護士に依頼した場合の費用相場

内容証明の作成を弁護士に依頼した場合の費用は、本人名義で作成するのか、弁護士名義で作成するのかによって異なります。

  • 本人名義:1~2万円程度
  • 弁護士名義:3~5万円程度

なお「内容証明の作成だけの依頼は受任しない」という弁護士も存在します。

文書の作成を依頼すると考えるのではなく、トラブル解決の手段のひとつとして内容証明も活用すると考えたほうがよいでしょう。

最後に

内容証明はただの手紙ではありません。

法的な効力をもつ重要な文書であり、上手く活用すればさまざまな法律トラブルを解決する糸口となります。

作成や送付は必ずしも専門家の力を借りないといけないわけではなく、自力でも可能です。

ただし、法律トラブルの解決を目指すためには、文書の内容やその後の対応について専門知識と経験をもつ専門家のサポートを得たほうが賢明でしょう。

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